Osmanlı maarifinin taşradaki ilk bürokratik yapılaşma süreci maarif meclislerinin oluşturulmasıyla birlikte başlamıştır. Maarif meclislerinin kurulması 1 Eylül 1869 tarihinde yayımlanan Maârif-i Umûmiye Nizamnamesi'nin 143. maddesine göre olmuştur. İlgili maddeye göre maarif meclisleri, Maarif Nezareti'nin vilayetlerdeki bürokratik şubeleri ve icra vasıtasıydı. Bu meclisler, maarif müdürünün başkanlığında, biri müslim diğeri gayrimüslim iki muavin, yarısı müslim dört muhakkik, dörtten on kişiye kadar müslim ve gayrimüslim üye, bir kâtip, bir muhasip, bir sandık emini, sancak merkezlerinde gerekirse biri müslim diğeri gayrimüslim vilayet makamına bağlı iki müfettişten oluşacaktır. Nizamnamede bu maddeyi takip eden maddelerde (143-152) vilayet meclislerinin kuruluş ve çalışmalarıyla ilgili ayrıntılı hükümlere yer verilmiştir (bk. Maârif-i Umûmiye Nizamnamesi).
Vilayet maarif meclislerinin kurulmaya başlamasından evvel Osmanlı taşrasında, bazı vilayet ve sancaklarda maarifin iş ve işlemlerinin yürütülmesiyle ilgili daha önceden meclis ve komisyonlar oluşturulmuştur. Örneğin bunlar, Mekâtib-i Şâmiye Müdürlüğü, Tuna Vilayeti Maarif Meclisi, Bosna-Hersek Maarif Komisyonu, Tekfurdağı Sancağı Maarif Komisyonu gibi idarî yapılardır. Bunlar, maarif meclislerinin görevlerini üstlenen faaliyetler yürütmüşlerdir. Nizamname ile maarif meclisleri oluşturulunca görevlerini bu meclislere bırakmışlardır.
Maarif meclisleri, Maarif Nezareti'nden alacağı emirleri ve talimatları icra etmek, Maârif-i Umûmiye Nizamnamesi hükümlerini vilayet dahilinde gerçekleştirmek ve hazine tarafından verilen tahsisat ile ahaliden alınacak iâne hasılatının muhafazasına, harcama ve kullanım şekline dikkat etmek, vilayet dahilindeki mektep, kütüphane ve matbaaların iş ve işleyişini takip etmek, mektepleri denetlemek, vilayetteki maarif idaresinin durumu hakkında her sene yapılması lazım gelen hususları Maarif Nezareti'ne mazbata ile bildirmek ve bu mazbatanın bir suretini de Vilayet Meclis-i Umûmîsi'ne verip bütçesini tanzim ettirmek, vilayetteki eğitim öğretim faaliyetlerinin en yüksek noktaya çıkarılması için neler yapılması gerektiğini araştırmak ve icra etmek; muallimlerin seçilmesi, değiştirilmesi, ödül ve ceza işlemlerinin takibi, özel davalarının görülmesi, imtihanlarının yapılması ve şehadetnamelerinin verilmesi gibi muallimlerle ilgili iş ve işlemleri yürütmek için kurulmuşlardır.
Vilayetlerde açılmaya başlayan ve git gide çoğalan gayrimüslim cemaat kurumlarının ve yabancı misyoner okullarının etkili bir biçimde kontrol altında tutulması ve denetlenmesi bu meclislerin açılmasında ve yaygınlaştırılmasında diğer bir önemli etken olmuştur.
Vilayet maarif meclislerinin tüm Osmanlı vilayetlerinde kurulması hemen gerçekleşmemiştir. 1870 yılından itibaren Girit, Sivas, Bosna, Konya, Selanik, Bağdat, Kastamonu, Hudâvendigâr, Yanya, Edirne, Adana, İzmir (Aydın), Manastır, Trabzon, Ma'müretûlazîz, Kosova vilayetlerinde bu meclislerin kurulduğu anlaşılmaktadır. Bu dönemde Kastamonu, Hudâvendigâr, İzmir, Sivas gibi bazı vilayetlere bağlı kazalarda da bu meclisler/komisyonlar kurulmuş, bazıları bir süre sonra lağvedilmiştir.
Sultan II. Abdülhamid devriyle birlikte vilayetlerde eğitimin kurumsallaştırılması doğrultusunda daha kapsamlı ve tutarlı bir politika izlenmiştir (bk. II. Abdülhamid). 1882 yılının ilk aylarında Diyarbakır, Erzurum, Ma'müretûlazîz, Sivas, Van ve Edirne vilayetlerinde maarif meclisleri kurulmuştur. Kısa bir süre sonra Suriye, Aydın, Selanik ve Yanya vilayetlerinde kurulan meclisler bunu takip etmiştir. 1883 yılı sonunda Manastır vilayetinde de bir maarif meclisi kurulmuştur. Bu meclislerin önceki yıllarda kurulan meclislerden farkı başkan olarak görev yapan bir maarif müdürü tayin edilmesidir.
1900'lü yılların başlarına gelindiğinde aynı vilayetin merkezinde, sancak merkezlerinde, kaza merkezlerinde ve nahiyelerinde dahi kurulmuş olan maarif meclisleri ve komisyonları bulunduğu halde vilayet merkezi dışında sancak merkezinde, kaza merkezinde dahi bu meclislerin kurulamadığı vilayetler mevcuttu. Bu dağınıklık ve düzensizlikte Osmanlı Devleti'nin içinde bulunduğu malî sıkıntı yanında devlet çıkarlarının tehlikede görüldüğü vilayetlere öncelik verilmesi amacı da rol oynamıştır. Hicaz vilayetinde 1891 yılında Maarif Hisse-yi İânesi gibi vergi gelirlerinin maarif alanındaki hizmetleri karşılayacak belirli bir düzeye gelmesiyle burada bir maarif idaresinin kurulabilmesi mümkün olmuştur.
Maarif meclisleri kurulmaya başladıktan sonra XIX. yüzyılın sonlarında oluşmaya başlayan yönetici merkezin odak noktası olan hükümet konakları içerisinde hizmet vermeye başlamıştır. Hükümet konaklarının yanı sıra bazı vilayetlerde bu meclislerin hizmet vermesi için idâdî veya rüştiye gibi eğitim kurumlarına uygun odalar tahsis edilmiştir.
Maarif meclisleri ve komisyonları iki çeşit üyeden, yani düzenli maaş alan devlet memurlarıyla "fahrî" nitelikli azalardan meydana gelmekteydiler. Maarif müdürlerinin tayin edilmesinden önceki maarif meclislerinin/komisyonlarının üyelerinin çoğunluğu müftünün başkanlığında müderris, şerif, nakîbüleşraf, hafız gibi yerel çevrelerden oluşuyordu. Selanik, Ma'müretûlazîz gibi bazı maarif meclisleri dışında hiçbirinde gayrimüslim üye yoktu. Sancak ve kaza merkezlerinde bulunan maarif komisyonları üye yapıları da vilayet merkezlerindeki maarif meclislerine benziyordu. Maarif komisyonları başlıca iki kategoriye ayrılan azalardan oluşmaktaydı; birinci kategoride müftü, nâip, mal müdürü, tahrirat kâtibi gibi yerel devlet memurları yer alıyordu; ikinci kategori ise ağalar, hacılar, zadeler ya da şeyhler gibi yerel eşrafı içeriyordu. Maarif komisyonları üyeleri ve başkanları bulundukları sancak ve kazanın idare encümenleri tarafından seçilecek ve vilayet maarif müdürünün onayından sonra vali tarafından resmen atanmaktaydılar.
1880'li yıllardan itibaren vilayet merkezlerinde maarif idaresinin başı olan maarif müdürleri maarif meclislerinin başkanlığı görevini yürütmeye başlamışlardır. Bir kısım kazalarda asker kökenli kişiler komisyonların kurulmasında ön ayak oldukları gibi Maarif Nezareti tarafından yani merkezden doğrudan başkan olarak görevlendirilmişlerdir.
Maarif meclislerinin görevlerini belirleyen ilk hukukî dayanak olan Maârif-i Umûmiye Nizamnamesi'nden sonra değişik dönemlerde yayımlanmış olan Umum Mekâtib-i Rüştiyenin Nizamnâme-yi Dâhilisi, Kitab Tab'ı Hakkında Nizamname, Asâr-ı Atîka Nizamnamesi, Vilâyât-ı Şâhâne Maarif müdürlerinin Vezâifini Mübeyyin Talimat, Tahsîl-i Îbtidâiye İdare ve Teftiş ile Muvazzaf Olan Me'murînin Vezâifi Hakkında Nizamname gibi farklı nizamnameler, talimatlar ile maarif meclislerinin görevlerinde çeşitli değişiklikler meydana gelmiştir.
Maarif meclislerinin nizamname ve talimatlara göre yaptığı çalışmalar; personel işleri, eğitim öğretim işleri ve malî işler olmak üzere üç ana başlıkta toplanabilir. Maarif meclisleri ve komisyonlarının personel işleriyle ilgili görevlerinden biri ilk defa muallimliğe tayin edilecek olan rüştiye ve ibtidâî mektepleri muallim adaylarını imtihana tâbi tutmak olmuştur. Yapılan imtihan neticesinde yeterli görülenler muallim olarak atanmak üzere nezarete bildirilir ve uygun görülenlerin tayinleri yapılırdı. Bu meclisler personel ile ilgili olarak ayrıca muallimlerin görev yerlerinde değişiklik yapabilme yetkisine sahiptiler.
Maarif meclislerinin eğitim öğretimle ilgili görevleri arasında vilayet merkezi ve dahilindeki liva, sancak ya da kazalardaki eğitim hakkında genel bilgiler vermek, vilayetteki vukuat cetvellerinin gönderilmesi, mekteplerdeki kitap, harita gibi ihtiyaçların karşılanması, ders yılı sonunda imtihanların yapılmasını sağlayarak başarılı olan öğrencilere şehadetnamelerin dağıtılması, öğrencilere verilecek olan aferin, tahsin belgesi gibi belgelerin teminini sağlamak için Maarif Nezareti ile olan yazışmaları yapmak yer almıştır.
Maarif meclislerinin malî işlerle ilgili yaptığı en önemli çalışmalar maarife kaynak temin etmek ve bu kaynakları en iyi şekilde kullanmak olmuştur. Vilayetlerdeki ibtidâî ve rüştiye mekteplerinin en önemli gelir kaynakları eşrafın maarife olan ilgi ve isteklerine bağlı olarak yapmış oldukları yardımlardır. Bu yardımlar sayesinde birçok yeni mektep tesis edilmiştir. Bu yolla yapılan başarılı çalışmalarda vilayet merkezinde, sancaklarda ve kazalarda toplumun önderi konumundaki kişilerin meclislerde yer almaları en önemli etken olmuştur.
Meclisler eşrafın yaptığı yardımların yanı sıra Maârif Hisse-yi İânesi ve evkaf-ı münderise gelirlerini kullanarak birçok ibtidâî ve rüştiye mektebinin inşa edilmesini, mekteplerin çeşitli ihtiyaçlarının teminini sağlamışlardır. Bunların dışında birçok vilayette ibtidâî ve rüştiye mektep giderlerinin karşılanmasında dükkân, otel, han, kahvehane, çay bahçesi, park, misafirhane gibi tesislerden elde edilen gelirler kullanılmıştır. Maarif komisyonları/encümenlerinin görevleri de maarif meclislerinin gördüğü işlevlerle aynıydı. Maarif komisyonları ayrıca altı ayda bir maarif gelir ve giderlerini gösteren raporu vilayet maarif müdürlerine göndermekle yükümlüydüler.
Günümüzdeki il millî eğitimlerinin temellerini oluşturan maarif meclisleri, vilayetlerde kurulmaya başlandıktan sonra mektep sayısının arttırılması, mahallî finans kaynaklarının maarif için seferber edilmesi, müslim ve gayrimüslim mekteplerin denetlenmesi gibi hususlarda maarifin taşrada bürokratikleşmesi açısından önemli katkılarda bulunmuştur.
