Yazının icadıyla birlikte resmî yazıları tanzim etmek üzere ortaya çıkan kâtiplik mesleği tarih boyunca en saygın mesleklerden idi. İslamiyet'in doğuşundan sonra Hz. Peygamber tarafından vahyin yazıya aktarımı ile diğer devletlere gönderilen mektupların ve ahitnamelerin kaleme alınması için kâtip istihdam edildi. Bu dönemde kâtiplerin sayısı yirmi üç ile kırk iki arasında değişmekteydi. Dört halife devrinde de halifelerin hususi kâtipleri olduğu gibi diğer işler için de ayrı kâtipler bulunurdu. İslam tarihinde ilk divanı kuran Hz. Ömer kâtipler görevlendirdi. Divan kâtipliği, Emevî Halifesi Muâviye zamanında kurumsallaştı ve giderek merkez ve taşra teşkilatında önemli bir meslek halini aldı. Abbâsîler devrinde idarî birer birim olan divanların her birinde yazı stilleri farklılık gösterdi. Kâtiplere de mesuliyetlerine göre haraç kâtibi, resâil kâtibi, kadı kâtibi, ordu kâtibi, şurta kâtibi ve maûnet kâtibi gibi farklı isimler verildi. Bu dönemde kâtipler, bilgi ve görgüleriyle kamuda istihdam edilmiş diğer meslek gruplarından daha itibarlı bir konum kazandı.
Emevîler'den halife, devlet başkanı, vezir, vali gibi idarecilerin özellikle de idarî teşkilat ve siyasî hayatta lüzumlu ve nüfuzlu bir unsur olan kâtiplerin iyi yetişmelerini sağlayacak eserler yaygınlaştı. Bu alanda eserler telif eden İbn Kuteybe Edebü'l-kâtib'inde kâtip zümresine daha çok lisanî bilgiler verirken çağdaşı Abdullah b. Abdülazîz Bağdâdî daha çok meslekî bilgiler ihtiva eden Kitâbü'l-Küttâb başlığı ile Edebü'l-kâtib'i tamamlayan bir eser kaleme aldı. Abbâsîler zamanının ünlü ediplerinden Türk asıllı Süli'nin Edebü'l-küttâb'ı zikredilen bu iki eserin terkibi mahiyetindedir.
Türk-İslam devletlerinde dönemin en itibarlı kâtipleri, Dîvân-ı İnşâ'ya dâhilî ve hâricî yazışmaları yapmak üzere "münşî" olarak atandı. Türk devletlerinde devletler arası kararları "bitikçi" denen kâtiplerle "tamgacı" denen damgacılar hazırladı. İdarî ve malî yazışmaları yapmak üzere görevlendirilen bütün memurlara da "bitikçi" dendi. Bu bağlamda Karahanlılar devrinde devlet dairelerine yerleştirilen küçük yaştaki çocuklardan usta-çırak ilişkisiyle kendini geliştirip güzel yazısı ve keskin zekâsı olanlar "bitikçi" olarak kamuda istihdam edildi. Hakanın resmî yazışmalarını yapan ve bir nevi sır kâtibi olan kâtiplere ise "ılımga" dendi. Abbâsî Devleti örneğinde olduğu gibi Selçuklu vezirlerinin de çoğu devlet divanlarında istihdam edilerek bilgi ve görgüsüyle kendini gösteren kâtiplerden seçildi. Hükümdarın emirlerini ve resmî evrakı tanzim eden kâtipler, edebî bir dilin gelişmesini ve kitabet usulünün tesisini sağladı. Bu bağlamda meslek tecrübesini yeni nesillere aktarmak adına resmî yazışma, muhasebe ve defter tutma usullerine dair "münşeat mecmuaları" kaleme alınarak örnek metinler neşredildi.
Osmanlı Devleti de geleneksel devlet teşkilatı ve kâtiplik usulünü kendinden önceki Türk-İslam devletlerinden miras aldı. Orhan Bey devrinden kalan az miktardaki belgeler, kitabet işini bilen bir kâtip zümresinin olduğunu ve kamuda istihdam edildiğini göstermektedir. Osmanlı merkez bürokrasisinde bütün bürokratik işlemler ve yazışmalar, istihdam edilen çok sayıda kâtip tarafından yürütülüyordu. Kıdemli kâtiplerin yanına verilen sekiz-on yaşlarındaki çocuklar, usta çırak usulüyle yazı türleri, metin inşa etme, hesap ve defter tutma gibi kâtipliğin bütün inceliklerini öğrenirlerdi. Kâtip yardımcısı anlamında "şâkirt" denen bu çocuklar, bağımsız olarak yazı kaleme alacak seviyeye geldiklerinde ise tanzim ettikleri belgelerin altına imza makamında kullanmak üzere bir mahlas alırlardı. Bu seviyedeki bir genç de kadro bulması halinde kâtip olarak kamuda istihdam edilirdi.
Kamuda kâtip ihtiyacı, XVI. yüzyılın ikinci yarısına kadar medrese mezunlarından, bu tarihten sonra ise her bir dairedeki tecrübeli kâtiplerin yanına verilip usta-çırak ilişkisiyle yetiştirilen kimselerden karşılandı. Osmanlı merkez teşkilatında istihdam edilen ve bu kurumlarda çalışan kâtipler arasında zamanla bir hiyerarşi ve terfi sistemi gelişti. Öyle ki XVII. yüzyılın ilk yarısından itibaren kâtipler, halife olarak da isimlendirildi ve statüleri birinci halife, ikinci halife, üçüncü halife ve benzeri şekilde belirtildi. Kıdemli bir kâtip, öldüğünde veya görevden ayrıldığında bir alt sıradaki kâtip bir üst statüye terfi eder ve bu durum diğerlerinin de yukarı doğru silsile halinde terfilerine kapı açardı.
Osmanlı bürokrasisinde istihdam edilen kâtipler, merkeze gönderilen arz, arzuhal ve mazhar türü belgelerle ilgili işlemleri yürütür, konuyla ilgili defterlerden eski kayıtları çıkararak derkenar yazar, ferman, berat ve tezkire türü belgeleri hazırlardı. Defterlerden çıkarılan eski kayıtlar ile hazırlanan belgenin doğruluğu ise kıdemli kâtipler tarafından kontrol edilirdi. Ayrıca merkez bürokrasisinin ürettiği evrakın birer sureti, ilgili defterlere kâtipler tarafından kaydedilirdi. Daireler arasında yapılan bilgilendirme belgesi olan ilmühaber türü belgelerin yazılması, her bir dairenin defterlerinin tutulması, defterlerden belge suretlerinin çıkarılması ve kontrolleri de yine ilgili daire kâtipleri tarafından yapılırdı. Pek çok dairede belgelerin tanziminde taslak metinleri hazırlayan kâtiplere "müsevvit", bu müsveddeleri temize geçiren kâtiplere ise "mübeyyiz" denirdi. Ordunun sefere çıkması üzerine merkez bürolarında çalışan bir kısım kâtipler de kendi bürolarıyla ilgili işleri yürütmek üzere sefere iştirak ederdi. Diğer bir kısmı ise merkezde kalarak yine dairelerinin işlerini yürütürdü. XVII. yüzyılda Dîvân-ı Hümâyun'da kırk, Defterhâne-yi Âmire'de ise on beş kıdemli kâtip vardı. Bunlara kırklı ve on beşli kâtip denirdi. Bunların dışındaki bütün kâtipler sefere iştirak ederdi.
Pek çok kamu hizmetinin aksine kâtiplik, uzun ve süreklilik arzeden bir memuriyetti. Kâtipler ağır hasta olmadıkça ve yaşlılık yüzünden güçten düşmedikçe görevlerini ölene kadar yürütebilirdi. Öyle ki bazı kâtipler elli yıldan daha fazla çalışır veya bazıları doksan yaşını geçebilirdi. Yaşlanan pek çok kâtip, kendi isteğiyle ve yetiştirdiği erkek çocuğu lehine görevinden feragat edebilirdi. Kâtipler, hususi bir kıyafet ve "kâtibî" denen bir sarık ve kavuk giyerdi. Kâtiplerin giysileri ve başlıkları, işlerini takip için dairelere gelen kişilerin bunları tanıması için de bir kolaylıktı. Evrakta sahtecilik gibi usulsüzlükleri görülen kâtipler, sürgün, kürek, el kesme ve idam gibi cezalara çarptırılırdı. XVIII. yüzyılın sonlarında merkez bürolarında istihdam edilen kâtiplerin sayısı 869 idi. Kâtiplerin bulundukları daire ve kıdemlerine göre timar, zeâmet, ulufe, harç ve atiye ile aynî ve nakdî gelirleri olurdu.
Bu usul üzere öteden beri iş ve işlemlerin yürütüldüğü merkez bürokrasisinde Dîvân-ı Hümâyun ve Defterhâne-yi Âmire kâtiplerinin tayinlerinde adayların resmî belgelerin yazım incelikleri ile hesap kitap bilen yani "ehl-i kalem ve sâhib-i rakam" olmalarına dikkat edilirdi. Merkez ve taşrada bulunan kaza ve nahiye mahkemelerinde ise başkitabet hizmetine merkez bürokrasisinde istihdam edilmiş ahkâm kâtiplerinden şer'î konularda bilgili, şer'î işlerle ilgili hüccet, i'lam ve berat gibi belgelerin yazım usullerini (fenn-i sak), resmî yazı sanatının inceliklerini (kitabet), İslam hukukuna göre miras yazım ve taksimini (kısmet) ve resmî daire ve işlerde muhasebe işlerini yürütmeyi bilen, bilgi ve tecrübe sahiplerinden, dindarlığı ve güvenirliği herkesçe malum kimseler kadılar tarafından şer'î atama belgesi olan "mürâsele-yi şer'iye" ile kâtip tayin edilirdi.
Şeyhülislamların hususi kalem müdürü olan ve diğer devlet dairelerinde bulunan mektûbî veya mektupçu ile arzuhalci denen kâtipleri bulunurdu. Kazaskerlerin resmî yazılarını hazırlayan ahkâm ve berat kâtipleri vardı. Kazaskerlik tezkire odalarındaki bütün yazışmaları da tezkirehane kâtipleri hazırlardı. Kamuda istihdam edilen görevlilerin ölümleri halinde tereke denen bütün servetlerinin tespiti, sayımı, yazımı, taksimi veya hazineye aktarılması işlerini Rumeli kazaskerliğine bağlı kısmet kâtipleri görürdü. Kamuda görevi olmayan halktan kişilerin ölümü halinde ise bütün servetlerinin kayda geçirilmesi ve taksimi işlerini kadıların kısmet kâtipleri yürütürdü.
Mevleviyet kadılığı seviyesindeki büyük şehir kadılıklarında başkâtiplik hizmeti olmasına karşılık daha küçük sancak ve kaza kadılıklarında nüfusun ve işlerin çok yoğun olmaması sebebiyle az sayıda kâtip istihdam edilirdi. Küçük şehir ve kasabalardan nâiplik seviyesindeki nahiye mahkemelerinde ise genellikle tek kâtip bulunurdu. Mahkeme kâtiplerinin vefatlarından sonra çocukları bu göreve tayin edilir ve babalarından kalan aynî veya nakdî gelirleri olurdu.
Payitahtın kadısı olan İstanbul kadısı ile bilâd-ı selâse denilen Üsküdar, Galata ve Eyüp kadılıklarında da pek çok kâtip istihdam edilirdi. Bu kâtiplerin yaptıkları hizmetler mukabilinde gelirleri vardı. Nitekim İstanbul Mahkemesi'nde mürur tezkiresi kâtipleri, mühürdar, kâğıt bahası, sermukayyit, mukayyitler ve esar nâibine toplam 3350 kuruş tahsis edilmişti. İstanbul Bab Mahkemesi'nde ise biri başkâtip olmak üzere dört kâtip vardı. Başkâtip ve kâtip tayinlerinde de diğer hizmetlerde olduğu gibi silsile yürütülürdü. 1781 yılında İstanbul Kadısı Paşmakçızâde Seyid Nûman'ın arzı üzerine İstanbul Bab Mahkemesi'nde ikinci kâtip Elhac Mehmed Efendi başkitabete tayin edildiğinde ikinci, üçüncü ve dördüncü kâtibin de silsilesi yürütülerek onlar da bir üst kâtipliğe tayin olundu. İstanbul Bab Mahkemesi'nin kâtipleri sadece bir başkâtip ve üç yardımcı kâtipten ibaret değildi.
İstanbul Kadılığı Dairesi'nde de Anadolu ve Rumeli kazaskerliklerinde istihdam edilen vekâyi kâtipleri gibi "İstanbul kadısı vekâyi kâtibi" ya da "kitâbet-i vekâyi-yi İstanbul" denen bir vekâyi kâtibi vardı. Ayrıca İstanbul kadısının "şer'iyâtî-yi kadî-yi İstanbul" ve "müsteşâr-ı kadî-yi İstanbul" adıyla memurları, mürur tezkire kâtipleri, mukayyitler, defter-i mahallât kâtibi ve mühürdarı bulunurdu.
Her mahkemenin ve kadının hususi birer mührü olur, kadı mühürlerinin bir numunesi de kazaskerliklerde bulunurdu. Zaman zaman bazı kadılar görev süreleri bittiğinde yeni kadı gelmeden hizmet yerinden ayrılır ve mahkeme mührünü mahkeme kâtibine teslim ederdi.
İstanbul Mahkemesi'nin görevlerinden biri de taşraya gideceklere mürur tezkiresi vermekti. İstanbul kadılığı Bab Mahkemesi'nde mürur tezkiresi için iki kâtip ve bir mukayyit hizmet vermekteydi. Bu mahkemede mürur tezkiresi hizmetine tayin edilen mukayyit ve kâtiplerin maaşlarına bir süre sonra zam yapıldı. Bu iş için İstanbul, Üsküdar, Eyüp ve Galata mahkemelerinde de mürur tezkire hizmeti icra edilirdi. Mürur tezkiresi uygulamasından önce de mûtat olarak İstanbul'da teftişler yapılarak işsiz güçsüz serseri takımı memleketlerine gönderilirdi. İstanbul kadılığı bünyesinde olduğu gibi Üsküdar, Galata ve Eyüp kadılıkları bünyesinde de doğum ve ölüm gibi nüfus hareketliliklerini kaydeden "defter-i mahallât" kâtipleri vardı.
1826 yılında İhtisap Nezareti'nin tesisinden sonra 1833 yılında hazırlanan nizamname ile vilayetlerden İstanbul'a gönderilecek asayiş jurnallerin düzenlenmesi için vilayet merkezlerinde bir veya iki jurnal kâtibi tayin olunmasına karar verildi.
6 Mayıs 1840 tarihinde İstanbul'da han, hamam ve çarşı pazar teftişinde vazifeli ihtisap kethüdası, çuhadarı, teftiş memur ve kâtipleri olmak üzere İhtisap Nezareti'nin yaklaşık elli kişilik bir memur sınıfı vardı. 1841 yılında yeni bir düzenlemeyle mürur tezkirelerinin verilmesi, nakil, iskân ve nüfus kayıt muamelelerinin İhtisap Nezareti tarafından yapılması, seraskerlik mahallât odası ile İstanbul ve bilâd-ı selâse mahkemelerinde istihdam edilen kâtiplerin münasip mahallerde istihdamı, istihdam olunmayanların ise tekaüdüne karar verildi. 10 Eylül 1841 tarihinde İstanbul ve bilâd-ı selâse mahkemelerinden İhtisap Nezareti'ne nakledilen on, seraskerlik mahallât odasından ise on dört kâtip vardı.
Osmanlı bürokrasisinde usûl olarak her daire usta çırak ilişkisi içerisinde bir mektep gibi kendi kâtiplerini yetiştirirdi. II. Mahmud devrinde kamuda istihdam edilecek memurların yetiştirilmesi için Sultan Ahmed Camii mahfilinde Mekteb-i Maârif-i Adliye, Süleymaniye Camii mahfilinde de Mekteb-i Maârif-i Edebiye adıyla iki rüştiye mektebi açıldı. Derslere daha önce kamuda istihdam edilenler de katılabilecekti. 11 Şubat 1839 tarihinden bir müddet sonra eğitime başlandı. İlk imtihan, 1 Mayıs 1841 tarihinde yapıldı. 1842 yılında mektebin fiilî talebesi ve bürolardan gelen memurlarla birlikte 386 kişi idi. Meclis-i Vâlâ'nın 2 Eylül 1847 tarihli kararıyla daha önce sınavsız olarak kalemlerde istihdam edilen üst düzey kâtip çocuklarının da sınavla istihdamı kararlaştırıldı.
Mekteb-i Maârif-i Adliye ile Mekteb-i Maârif-i Edebiye 29 Temmuz 1849 tarihinde Mekâtib-i Umûmiye Nezareti'ne naklolundu. 1869 yılında da Maârif-i Umûmiye Nizamnamesi'nin neşriyle modern mekteplerin tesisi daha sistemli hale geldi. Böylece memleketin her tarafından ilk mektep seviyesinde ibtidâiyeler, ortaokul seviyesinde rüştiyeler ve lise seviyesinde idadiler yaygınlaştırıldı. Tanzimat'ın ardından II. Abdülhamid, II. Meşrutiyet ve Cumhuriyet devrinde de eğitim sistemini iyileştirme ve geliştirme çabası devam etti. Osmanlı Devleti'nin sonuna kadar da kamuda memur ihtiyacı büyük oranda bu mektep mezunlarından temin edildi.
Cumhuriyet devrinde kamuda memur istihdamına dair en önemli düzenleme 1965 yılında yapıldı. 1982 anayasasında da kamuda istihdam edilecek memurların atamaları, yetkileri, hakları, aylıkları ve diğer özlük işlerinin kanunla düzenleneceği ifade edildi. 1999 yılında çıkarılan Kamu Personeli Seçme Sınavı (KPSS) kamuda istihdam için ehliyet ve liyakatı önceleyen önemli bir adım oldu.
