Genel olarak imzalar atılış biçimlerine göre üç kısma ayrılmaktadır. Ad ve/veya soyad, lakap, unvan gibi ifadelerin yazılmasıyla biçimlenenler yazı tarzında imza, karakteristik bir içeriğe sahip ve aynı/benzer şekiller yapılarak oluşturulanlar şekilsel imza, karakteristik bir içeriğe sahip olmayıp genel olarak herkes tarafından yapılabilecek nitelikte imzalar ise basit imza olarak tanımlanmaktadır.

Diplomaside ve bürokraside imza ve teati prosedürüne çok önem verilmiş; imzasız olan antlaşma, belge, resmî metin vb. geçersiz sayılmıştır. Osmanlı Devleti'nde bürokraside görevli olanların sistemli bir şekilde ve usulüne uygun olarak imza kullanmaları amacıyla mevkileri ve makamları dikkate alınarak imza listeleri hazırlanmıştır. Aynı şekilde halk tarafından resmî makamlara sunulan dilekçe gibi metinlerin altında imza kısmı muhakkak yer almıştır. Bu çerçevede özellikle okuma yazma bilmeyenler için hukukî sonuç doğuracak bir belgenin altına mürekkebe bandırılmış parmak basmak da aynı işlevi görmüştür.

Öte yandan yazı/şekil/çizim gibi farklı biçimlerde atılan imzalar sanatkâr açısından sanatının tescilli özgünlüğünün bir göstergesidir. Sanatkârın eserini oluşturduğu sürecin tamamlayıcısı imzasıdır. Meziyet ve emek gibi kavramları barındıran bu sürecin başlangıcı ise sanatkârın eğitimidir. Öyle ki, hattatların imzalarında yer verdikleri ketebehû, harrerehû ve nemekahû gibi fiilleri kullanabilmeleri için hat sanatı eğitiminden sonra icazet almaları gerekmektedir. Bazı hattatlar imzalarında kimin öğrencisi olduğunu belirterek aldığı eğitime vurgu yapmışlardır.

II. Meşrutiyet'in ilanı sonucunda tekrar yürürlüğe giren Kanûn-ı Esâsî'nin 30. maddesinde padişah, vekil ve vekiller heyetinin imzalarıyla ilgili çeşitli hususlara değinilip kararların yalnızca ilgililerin imzaları ile geçerli olacağı hükme bağlanmıştır. Cumhuriyet dönemi anayasalarında da imza konusunda çeşitli hükümler bulunmaktadır.

Cumhuriyet ile yapılandırılan eğitim kurumlarının işleyişine yönelik hazırlanan talimatnamelerde de imza ile ilgili hususlar yer almaktadır. Köy Muallim Mektebi Talimatnamesi'ne göre, kabul edilen öğrencilerin mezun olduktan sonraki süreçte köylerde belirli bir süre öğretmenlik yapmalarına ilişkin mükellefiyetlerinin bir kefil aracılığıyla imzalanarak onaylanması gerekmektedir. Özellikle çeşitli yatılı okullarda okuyacak öğrencilerin mükellefiyetleriyle ilgili bazı kişi ya da kişilerin kefil olarak imza atması uygulaması ilerleyen dönemlerde de devam etmiştir. Bunun yanı sıra öğrenci velilerinin imzaları da okulla ilişkilerinde veya onaylarının alınmasında önemli bir yaptırım aracı olagelmiştir.

Geçmişte olduğu gibi günümüzde de kurumların işleyişinin yanı sıra eğitim alanında da sınıf yönetiminde imza konusu önem arzetmektedir. Sınıf defterlerinin ve öğrencilerin okula devamlarıyla ilgili yoklamaların işlenmesinde imza süreçleri takip edilmektedir. Aynı şekilde öğretmenler tarafından öğrenciye ait defterler ödev kontrolü vb. hususlar dolayısıyla paraflanmakta veya imzalanmaktadır.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler imzalama işlemleri ve süreçlerinde e-imza (elektronik imza/sayısal imza) gibi birtakım yenilikleri beraberinde getirmiştir. E-imza yalnızca imza sahibinin tasarrufunda bulunan, özel bir araçla oluşturulan ve imza yerine geçebilen yasal kimlik doğrulama sistemidir. Elektronik ortamda alınan veya gönderilen bilgilerin doğrulanmasını, içeriğinin değiştirilmemesini, kimin tarafından gönderildiğinin belirlenmesini, verilerin gönderildiğinin ya da alındığının teyit edilmesini sağlamaktadır. E-imza pek çok bakanlıkta olduğu gibi Millî Eğitim Bakanlığı'nın çalışma ve işleyiş süreçlerinde de kullanılmaktadır.

Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Yönetmeliği'ne göre, eğitim kurumlarındaki işleyişin takibi, devamı ve düzenliliği açısından imza işlemleri önemli bir yere sahiptir. Ders yılı süresi ve haftalık ders programı dikkate alındığında, okul yönetimince hazırlanan haftalık ders programının ilgililere imza karşılığında duyurulması esastır. Öğrencilerin sınıf geçme süreçlerinde de her dönem sona ermeden önce okul yönetimi tarafından çıktısı alınan "Öğretmen Puan Çizelgesi" kontrol edilerek imzalanır. Sınıf geçme defterleri de imza altına alınır. Öğrencilere verilecek karnelerde gerek el yazısıyla atılmış imza gerekse e-imza kullanılabilir.

Aynı yönetmeliğe göre, kurullar ve meslekî çalışmalar açısından bakıldığında öğretmenler kurulunun toplantı günleri ve gündeminin en az beş gün önceden ilgililere imza karşılığı duyurulması gerekmektedir. Bu toplantıda alınan kararlar ve/veya belirtilen görüşler tutanakla kayıt altına alınır ve imzalanır. Eğitim öğretim süreçlerinde tutulan diğer tutanaklar da aynı şekilde imzalanır. Öğrencinin olumsuz davranışları ile karşı karşıya kalınması ve sözlü ikaza rağmen olumsuz davranışların devam ettirilmesi durumunda ise öğrenci ile bir görüşme gerçekleştirilir ve davranışları değiştireceğine ilişkin bir sözleşme öğrenciye imzalatılır. Öğrencinin, öğrenci davranışlarını değerlendirme kuruluna sevki durumunda yönetmeliğe göre alınan kararlar karar defterine işlenir ve kurul üyeleri tarafından imzalanır. Karara katılmayan üyeler de gerekçelerini belirterek imza işlemini gerçekleştirir.

Okul öncesi eğitim, ilköğretim, ortaöğretim ve yükseköğretimde, eğitimin işleyiş süreçlerinde imza ile ilgili benzer yükümlülükler geçerlidir. Bu çerçevede diploma ve sertifikaların yanı sıra katılım, öğrenim, kalfalık, ustalık, uzmanlık ve benzeri belgelerde de kurum yetkilisinin imzası zorunludur.

Diğer taraftan daha çok devlet ricali ve iş yoğunluğu fazla olan memurların aynı veya benzer bir amaçla kullandıkları damga ve mühür de söz konusudur. Mühür; daha çok kıymetli ya da yarı kıymetli taşlar üzerine kazınmış ve antlaşma, resmî yazışma, mektup, senet gibi metinlerin içeriğini onaylamak amacıyla imza yerine geçen yazı, resim, simge, işaret, alamet, arma ve damgaların baskısı için kullanılan kişisel işarettir. Yapılan arkeolojik kazılar mühürlerin ilk örnekleri insanların yerleşik hayata geçtiği Neolitik döneme kadar uzanmaktadır. Mühürlerin sistematik bir şekilde kullanımı ise yazının bulunmasıyla gerçekleşmiş olup tarihsel süreçte çoğunlukla damga mühürler ve silindirik mühürler kullanılmıştır. Söz konusu bu mühürler, basıldığı yüzeyde düzgün bir şekilde çıkması için kazıma işleminin mührün üretildiği malzemenin üzerine ters bir şekilde oluşturulması gerekmektedir.