Hâfız-ı kütüplerin bazan emîn-i kütüp, hâzin ve hâzin-i kütüp, zâbit-i kütüp, kitâbdar, kütüphaneci ve kitapçı diye de adlandırıldıkları görülmektedir. Saray kütüphanesinde görevli hâfız-ı kütüpler de hâfız-ı kütüb-i hâssa diye tanımlanmaktaydı.
Kuruluş döneminde çok az sayıdaki kütüphanede bir hâfız-ı kütüp görevlendirildiği tespit edilmiştir. Bursa'da Subaşı Eyne Bey Medresesi Kütüphanesi, Bolu'da Yıldırım Bayezid Medresesi Kütüphanesi, Balıkesir'de Subaşı Eyne Bey Medresesi Kütüphanesi ve Merzifon'da Çelebi Mehmed Medresesi Kütüphanesi'nde bir hâfız-ı kütüp görevlendirilip görevlendirilmediğine dair herhangi bir bilgi ve belge bulunamamıştır. Vakfiyelerinden öğrenildiğine göre II. Murad'ın Edirne'deki dârülhadisinde (1435), Saruca Paşa'nın Gelibolu'daki medresesinde (1442-1443) ve İshak Bey'in Üsküp'teki medresesinde (1445) kurdukları kütüphanelerde de bir hâfız-ı kütüp görevlendirilmemiştir. Timurtaş Paşa oğlu Umur Bey'in, Bursa'da camisinde kurduğu kütüphanenin 1440 tarihli vakfiyesinde hâfız-ı kütüple ilgili herhangi bir bilgi verilmemekte, sadece cami müezzininin günlük 1 akçe ücretle bu görevi de yapması istenmektedir. Bulundukları kurumun bir odasında bir veya birkaç dolapta muhafaza edilen kitaplardan oluşan kuruluş dönemi kütüphanelerinde bir hâfız-ı kütüp görevlendirilmemiş, bu görev genellikle kütüphanenin kurulduğu hayır kurumunda vazifeli kimseler tarafından yapılmıştır.
Bugünkü bilgilere göre hâfız-ı kütüplükten bahseden ilk vakfiye, Fâtih Sultan Mehmed vakfiyesidir. Daha sonraki tarihlerde kurulan kütüphanelerin hemen hemen hepsinde bir hâfız-ı kütüp görevlendirildiği de vakfiyelerinden öğrenilmektedir.
Hâfız-ı kütüplük ulema sınıfına ait bir meslektir. Vakıf kütüphanelerinin koleksiyonlarındaki kitapların büyük çoğunluğunun Arapça oluşu bunu gerekli kılmaktadır. Saray kütüphanesinin Fâtih ve II. Bayezid dönemlerindeki hâfız-ı kütüpleri Molla Lutfî ve Atûfî, yüksek dereceli medreselerde görev yapmaktaydılar. Fatih Camii Kütüphanesi'nin kataloglarını II. Bayezid ve Kanûnî Sultan Süleyman döneminde Semâniye Medresesi müderrislerinden Muhammed Ali Fenârî ve Hacı Hasanzâde hazırlamıştı. Ulema sınıfından olanların hâfız-ı kütüplüğe tayin edilmeleri uygulaması, vakıf kütüphanelerinin koleksiyonları nicelik, yani sayı bakımından değişip nitelik bakımından aynı kaldığı için uzun süre devam etmiştir. Tanzimat'tan sonra hâfız-ı kütüplük için yapılan imtihanlarda Arapça ve Farsça bilmenin yanında birkaç haneli rakamları okuyabilmenin ve dört işlemi yapabilmenin kitaplara yer numarası verilmesi sebebiyle ön plana çıktığı anlaşılmaktadır.
Hâfız-ı kütüplerin belli bir ilmî birikim yanında başka bazı niteliklere sahip olması hususunda vakfiyelerin çoğunda bazı kayıtlar vardır. Bu niteliklerin başında dindar, doğru, dürüst, güvenilir ve iyi ahlaklı olma gibi vasıflar ilk sırada gelmektedir.
XVII. asırda kurulan kütüphanelerin vakfiyelerinde, hâfız-ı kütüplerde bulunması gereken vasıflarda bir değişiklik görülmez. Genellikle bu vasıflar vakfiyelerde "salih, müslüman, mütedeyyin, müstakim, mutemet" şeklinde ifade edilir. Köprülü vakfiyesinde bunlara sadece "sâhib-i vekar" olma şartı eklenir. Asrın sonlarına doğru ise hâfız-ı kütüplerin kütüphanede ne şekilde görev yapacakları konusunda kayıtlar görülmeye başlanır. XVIII. asrın başlarında kurulan Çorlulu Ali Paşa Medresesi vakfiyesinde (1708), hâfız-ı kütübün "kütüb-i mevkûfeyi hıfz ve hirâset içün sâhib-i kiyâset ve ehl-i basîret, her fenne dâir olan nüshaya vâkıf ve esâmî-yi kütübü ârif bir kimesne" olması gerektiği belirtilir.
XVIII. asrın ikinci yarısında kurulan kütüphanelerin vakfiyelerinde hâfız-ı kütüpte bulunması gereken nitelikler yanında bulunmaması gereken özellikler de belirtilmiştir; Veliyyüddin Efendi, kütüphanesindeki hâfız-ı kütüplüklere müderris, kadı, imam ve şeyhlerin getirilmemesini istemiştir. Bu şartın daha sonraları Yûsuf Ağa (1794) ve Râşid Efendi (1797) kütüphaneleri vakfiyelerinde gelişerek devam ettiği görülmektedir. Yûsuf Ağa, Veliyyüddin Efendi vakfiyesinde gördüğümüz hâfız-ı kütübün belli mesleklerden olmaması hususunu genişletip bu mesleklerin arasına "erbâb-ı hiref ve sanâyi ve tüccarları" da katmıştır.
Kütüphanelerde öğretim ve ibadet başladıktan sonra vakfiyelere bu hususlarla ilgili şartların konulmaya başlandığı görülür. Hacı Selim Ağa, Üsküdar'daki kütüphanesine (1782) tayin edilecek üç hâfız-ı kütüpten ilk ikisinin, aynı zamanda kütüphanede ders de okutacakları için âlim olmalarını ve bu göreve talip olan kimselerin tayin edilmeden önce şeyhülislam tarafından imtihan edilmesini istemiştir.
Bazı kütüphanelerde, kütüphanenin kurulduğu yerin hâfız-ı kütübün seçimine tesir ettiği, bazı vakıf kurucularının da birtakım özel şartlar getirdikleri görülmektedir. Bunların arasında hâfız-ı kütüplüğü tekkenin şeyhinin türbedarının veya tekke mensuplarından birinin, tekke şeyhinin erşed evladının, medresenin müderrisinin, şehrin müftüsünün, mahkemenin kâtibinin, mukayyidinin, saraydaki birinci, ikinci ve üçüncü oda mensuplarından birinin, medrese öğrencilerinin en kabiliyetlisinin, medrese softabaşısının, caminin imamının, vaizinin, müezzininin veya kayyumunun, mektebin mualliminin yapması gibi şartlar bulunmaktadır. Hâfız-ı kütüplüğü kendisine, çocuklarına ve akrabalarına veya belli kişilere tahsis eden kütüphane kurucuları da vardır. Ulema sınıfından müderris ve müftü gibi kimseler kurdukları kütüphanelerin hâfız-ı kütüplüğünü genellikle kendilerine ve ölümlerinden sonra çocuklarına tahsis etmektedirler. Hâlet Efendi ise "birinci hâfız-ı kütüp için vakfiyesine (1820) birinci hâfız-ı kütüp tembellik gibi bir hastalığa yakalanmamış bekâr bir kimse olacaktır " şeklinde çok değişik bir şart koymuştur. Medine'de müstakil bir binada kütüphane (1870) kuran Harem-i Şerif Şeyhi Mehmed Emin Efendi kütüphanesi nâzırının, hâfız-ı kütüplüğe, Medine'ye yerleşmiş Türkler'den ve Hanefî ulemasından iki kişiyi tayin etmesini istemiştir.
Hâfız-ı kütüplerin tayininde genellikle şöyle bir yol takip edilmektedir: Kütüphanede boşalan hâfız-ı kütüplük için vakfın mütevellisi, vakfiyedeki şartlara uygun bir aday seçmekte ve bunu vakfın nâzırı olan şeyhülislam, sadrazam, Dârüssaâde ağası veya şehir kadılarına arzetmektedir. Vakıf nâzırları bu arzı, uygun bulduklarını belirten bir kayıtla i'lâm edip divana gönderdiklerinde bu arz, önce vakıf mütevellisinin mührünün kontrolü gayesiyle üzerine "tatbik" yazılarak üzerindeki mühür incelenmesi için gerekli birime havale edilmekte ve eğer mühür muhasebedeki örneğine uygunsa arzın kenarına "Mührü mutâbıkdur" kaydı konulmakta ve sonra da üzerinde gerekli işlemlerin yapılabilmesi için vakfın bağlı bulunduğu muhasebeye üzerine "Kaydı virilsün", "Kaydı mahzenden çıkarıla", "der-kenâr ola" veya "mahalli görüle" yazılarak gönderilmekteydi. Bu arada, muhasebede kayıtlı vakfiye çıkarılarak önce böyle bir görevin bulunup bulunmadığı tespit edilip arzın sol üst köşesine bu konudaki kayıt ve tayin teklifinin usulüne uygunluğu yazılır ve tasdik edilir, evkaf vazife defterinden de bu görevin kimin üzerinde olduğu belirtilirdi. Vakıf nâzırı, gereğinin yapılması için arzın üzerine "Ber-mu'ceb-i arz tevcîh olunmak mercûdur" şeklinde bir kayıt yazarak divana gönderir. Divandan çıkan karar üzerine tayine dair ruûs kaydı yazılır ve görevlinin eline de bu vazifeye tayin edildiğini bildiren bir berat verilirdi.
XIX. asrın başlarında nezaret görevlerinin Evkaf-ı Hümâyun Nezareti'ne intikal ettirilmesinden sonra tayin teklifleri önceleri bu nezaret vasıtasıyla, asrın ortalarında vakıf kütüphanelerinin idaresi Maarif Nezareti'ne bırakıldıktan sonra da bu nezarete bağlı Meclis-i Maârif-i Umûmiye'nin görüşleri doğrultusunda yapılmıştır. Tanzimat'tan sonra hâfız-ı kütüplerin seçimi ve tayininde bazı kriterler oluşturulmaya çalışılmıştır. Hâfız-ı kütüplerin seçimi için yapılan imtihanlarla ilgili belgelerden anlaşıldığına göre hâfız-ı kütüp adaylarına Arapça ve Farsça bazı beyitler verilmiş ve bunların doğru okunuşlarının tespitiyle tercümeleri istenmiştir. İmtihanda ayrıca basit toplama ve çıkarma işlemleri sorulmuştur.
Hâfız-ı kütüplerin kütüphanede yapması gereken işler muhtelif devirlerde önemli olmayan bazı farklılıklar gösterirse de satın alma ve satın alınan kitapları kataloglama gibi yaygın bir uygulama olmadığı için hemen hemen bütün kütüphane vakfiyelerinde, hâfız-ı kütüpten beklenilen en önemli hizmetin vakfedilen kitapları korumak ve isteyenlere kütüphane içinde sunmak olduğu belirtilir. Zaten kendisine verilen "hâfız-ı kütüp" yani "kitapları koruyan, muhafaza eden" adı da bunu vurgulamaktadır. Kuruluş devri kütüphanelerinde, hâfız-ı kütübün kitapları muhafaza etme dışında bir görevi olup olmadığı bilinmemektedir. Kuruluş dönemindeki kitapları koruma görevine, ilerleyen dönemlerde yeni görevler de eklenmiştir.
Bu görevlerden biri kütüphaneye gelen okuyucuları denetlemektir. Kütüphane vakfiyelerinde, okuyucuların kitapları kullanırken nasıl denetlenmesi gerektiğine dair bazı kayıtlar bulunmaktadır. En önemli hususun okuyucuların istinsah için kitapları cüzlerine ayırmalarının önüne geçilmesi, kitapların kütüphane dışına çıkarılmasının engellenmesi ve bir de okunan kitapların yapraklarının kesilmesinin veya işaret için bükülmesinin, üzerlerine mürekkep dökülmesinin önlenmesi olduğu görülmektedir. Yûsuf Ağa, kitap kaybının ve kitapların sayfalarının kesilmesinin önüne geçebilmek için hâfız-ı kütüplerin ve yamakların göz ucuyla okuyucuları denetlemesini istemiştir. Ödünç vermenin yaygın olduğu dönemlerde de hâfız-ı kütüpler bu işlemi ya bizzat veya kâtib-i kütüplerin yardımlarıyla yapmaktaydılar. Belirli dönemlerde yapılan kütüphane sayımlarına katılmak da hâfız-ı kütübün görevleri arasındaydı. II. Mehmed'in Fâtih Külliyesi'nde kurduğu kütüphanenin vakfiyesinde bu görevler şöyle sıralanmıştır: Hâfız-ı kütüp kitapları medrese mensuplarından esirgemeyecek, koruma hususunda da âzami gayreti gösterecek ve ödünç vermeye nezaret edecektir.
Mihrimah Sultan'ın Üsküdar'daki külliyesinin vakfiyesinde (1549), hâfız-ı kütübün görevlerine bir yenisi eklenmiştir: Hâfız-ı kütüp medrese mensuplarının istedikleri kitapları bekletmeden verecek ve çoğu günlerde kitapların tozunu alacaktır. Bazı vakfiyelerde hâfız-ı kütüplere ciltleri eskiyen kitapların tamiriyle ilgili sorumluluklar yüklenmiştir. Köse Hüsrev Paşa'nın Van'daki külliyesinin vakfiyesinde hâfız-ı kütübün vakfedilen kitapları kütüphanede veya camide koruma altına alıp cüzleri dağılan kitapların cüzlerini bir araya getirmesi istenmektedir.
Vakfiyelerinden anlaşıldığına göre, kütüphanede ibadetin başlamasıyla XVIII. asrın ilk yarısında kurulan kütüphanelerde, hâfız-ı kütüplerin görevlerine yenileri eklenmiştir. Âtıf Efendi Vefa'da kurduğu kütüphanesinin 1741 tarihli vakfiyesinde birinci hâfız-ı kütübün kütüphanenin okuma salonunda namaz kıldırmasını, ikinci hâfız-ı kütübün müezzinlik yapmasını ve üçüncü hâfız-ı kütübün de kandilleri yakmasını şart koşmuştur. Hâfız-ı kütüplerin kütüphanede ibadet yaptırmaları şartı Râgıb Paşa Kütüphanesi vakfiyesinde de (1762) tekrarlanmaktadır.
Ödünç vermenin yasaklandığı ve kitaplardan kütüphane içinde istifadenin yaygınlaştığı XVIII. asırda vakfiyelerde hâfız-ı kütüplerin okuyuculara karşı davranışları üzerinde daha da önemle durulmuştur. Cizyedarzâde Hüseyin Ağa'nın, Bursa'da yaptırdığı tekke ve kütüphanesinin vakfiyesinde (1760), okuyucu-hâfız-ı kütüp münasebetini "Kitap istemeye gelen talebelere hâfız-ı kütüp iyi muamele edip, çok kitap istiyorsun diyerek gönüllerini incitmesin" şeklinde ifade etmiştir. Dönemin diğer kütüphanelerinin vakfiyelerinde de benzer kayıtlar bulunmaktadır.
XVIII. asrın başlarında kütüphaneye giren öğretim, bazı kütüphanelerde hâfız-ı kütüplere yeni sorumluluklar getirmiş ve öğretim faaliyetlerine katılmak da hâfız-ı kütübün görevlerine ilave edilmiştir. XIX. asırda ise kütüphanede icra edilecek namaz dışındaki dinî faaliyetlere katılmak da hâfız-ı kütübün sorumlulukları arasına girmiştir.
Hâfız-ı kütüplerin çalışma saatleriyle ilgili olarak XVII. asrın sonlarından başlayarak vakfiyelerde bazı kayıtların yer almaya başladığı ve XIX. asırda da bu husus üzerinde önemle durulduğu görülür. Dört-beş hâfız-ı kütübü olan kütüphanelerde nevbet uygulaması başlatılmıştır.
Hâfız-ı kütüpler görevlerini gereği gibi yapmadıkları durumlarda bazı müeyyidelerle karşılaşmışlardır. Birçok vakfiyede hâfız-ı kütüplerin ihmal veya kusurlarından dolayı kaybolan kitapları tazmin edecekleri belirtilmiştir. Hâfız-ı kütüplerin azlini gerektiren sebepler arasında üç gün özürsüz işe gelmeme, vâkıfın koyduğu şartlara uymama, hizmet yerini terketme, yerine vekil bırakma ve hâfız-ı kütüplük görevini nöbetleşe yürütme, tembellik etme, ağır ve gevşek davranma, müderrislik, kadılık gibi bir mesleğe girme, kütüphaneden dışarıya kitap verme ve izin süresini geçirmenin zikredildiği görülmektedir.
Kütüphanelerin idaresi Maarif Nezareti'ne geçtikten sonra 1881 yılında hazırlanan talimatnamede, hâfız-ı kütüplerin görev ve sorumluluklarıyla ilgili olarak vakfiyelerde bulunan hususların büyük çoğunluğu yer almıştır.
Hâfız-ı kütübün aldığı ücret çeşitli devirlerde, çalıştığı kütüphanenin büyüklüğüne ve hâfız-ı kütüplük görevinin ek bir görev olup olmamasına bağlı olarak değişmektedir. Kuruluş devri kütüphanelerinde bu işi yapan vakıf görevlisine verilen 1-2 akçe arasında değişen ücreti, fetihten sonra İstanbul'da ve İstanbul dışındaki kütüphanelerin çoğunda değişmediği, sadece Fâtih Külliyesi'nde kurulan kütüphanenin hâfız-ı kütübüne günlük 6, Mahmud Paşa Medresesi hâfız-ı kütübüne de 5 akçe ücret verildiği görülmektedir. II. Bayezid devrinde hâfız-ı kütüp ücretlerinde bir artış görülmez. Bazı vakıf kayıtlarına göre Kanûnî Sultan Süleyman devri kütüphanelerinde görevli hâfız-ı kütüpler günlük 1-5 akçe arasında ücret almaktadır. Yüksek enflasyon sebebiyle 1568-1669 yılları arasında ücretlilerin alım gücünde büyük düşüş meydana gelmiş ve XVI. asrın sonlarına doğru hızlanıp XVII. asrın ilk yarısında da bir müddet devam eden fiyat artışlarının bir süre gecikmeyle hâfız-ı kütüplerin ücretlerine de bir miktar yansımıştır.
Köprülü Kütüphanesi'nin kuruluşuna kadar (1678) ortaya çıkan kütüphanelerde, hâfız-ı kütüplere verilen ücretlerde enflasyonun baskılarını tam mânasıyla giderecek büyük bir artış görülmez. Bu devirde kurulan kütüphanelerde hâfız-ı kütüplere verilen günlük ücretler 3-8 akçe arasında değişir. Ayasofya Kütüphanesi'nin kuruluşuna kadar, İstanbul'da ve Anadolu'da tesis edilen kütüphanelerin hâfız-ı kütüplerinin günlük 5-25 akçe arasında ücret aldıkları görülmektedir. 1740 tarihinde açılan Ayasofya Kütüphanesi'nde, hâfız-ı kütüplerin ücretlerinde önemli bir artış olmuştur. I. Mahmud 1740 tarihli vakfiyesinde birinci hâfız-ı kütübe 45, ikinci, üçüncü ve dördüncü hâfız-ı kütüplere ise 35'er akçe günlük ücret tayin etmiştir. 1752 yılında yaptığı ek vakfiye ile de iki yeni hâfızıkütüplük görevi ihdas etmiş ve birinci hâfız-ı kütübün ücretini 90 akçeye, ikinci hâfız-ı kütübün ücretini 80 akçeye, üçüncü hâfız-ı kütübün ücretini 70 akçeye ve dördüncü hâfız-ı kütübün ücretini de 50 akçeye çıkarmıştır.
Ayasofya'dan bir sene sonra kurulan Âtıf Efendi Kütüphanesi'nde de hâfız-ı kütüplerin ücretleri diğer kütüphanelere göre oldukça yüksektir. Âtıf Efendi, vakfiyesinde, hâfız-ı kütüplerin ek görev yapmalarına karşı olduğunu ve bu yüzden ücretlerini yüksek tuttuğunu belirtir. Bu kütüphanede birinci hâfız-ı kütübe 80, ikinciye 75, üçüncüye 70 akçe ücret verilmektedir. I. Mahmud devrinde İstanbul'da ve İstanbul dışında kurulan küçük medrese kütüphanelerinde ise hâfız-ı kütüplerin aldıkları ücret 2-15 akçe arasında değişmektedir. XVIII. asrın ortalarında İstanbul'da kurulan diğer büyük kütüphanelerde, Ayasofya ve Âtıf Efendi kütüphanelerinin hâfız-ı kütüplerinin ücretlerinde görülen artışa paralel artışlar görülmez. Fâtih, Galata Sarayı ve Nuruosmaniye kütüphanelerinde, hâfız-ı kütüplerin günlük ücretleri 30-60 akçe arasındadır.
Râgıb Paşa, 1762 tarihli vakfiyesinde, haftada altı gün kütüphanede bulunacak hâfız-ı kütüplerin başka bir iş tutmaları mümkün olamayacağından birinci hâfız-ı kütübe 120, ikinciye ise 110 akçe günlük ücret tayin ettiğini belirtmiştir.
Evkaf Nezareti'nin kuruluşundan sonra (1826), nezaretin mütevelliler nezdinde teşebbüste bulunarak XVI-XVIII. asırlarda kurulmuş kütüphanelerin hâfız-ı kütüplerinin ücretlerini arttırmaya çalıştığı görülmektedir. Tanzimat sonrasında kurulan kütüphanelerin hâfız-ı kütüp ücretleri, genellikle kuruş üzerinden aylık olarak tespit edilmiştir.
Hâfız-ı kütüplere ücretlerinin yanında yiyecek ve erzak yardımı da yapılmıştır. Büyük külliyelerde kurulan kütüphanelerin hâfız-ı kütüplerine genellikle imaretin mutfağından aş ve fodla verilmiştir. Kütüphanelerin düzenli açılmasını sağlamak maksadıyla bazı kütüphane kurucularının XVIII. asrın ortalarından itibaren hâfız-ı kütüplere yiyecek yardımının yanında, oturmaları için kütüphane yakınında ev temin edilmiştir. Âtıf Efendi (1741), Râgıb Paşa (1762), Hac Abdürrahim Efendi (1767), Veliyyüddin Efendi (1768), Karavezir Mehmed Paşa (1780), I. Abdülhamid (1781, İstanbul ve Medine), Halil Hamîd Paşa (1783), Çelebi Mehmed Efendi/Dülgerzâde (1789), Abdullah Münzevî (1790), Rodosî Ahmed Ağa (1793), II. Mahmud (Medine) ve Şeyhülislam Ârif Hikmet (1853) kütüphaneleri vakfiyelerinde ve vakıf belgelerinde hâfız-ı kütüplerin kütüphane kurucusunun tahsis ettiği evlerde oturacakları belirtilmiştir.
Kuruluş devri kütüphanelerinde bir olan hâfız-ı kütüp sayısının, İstanbul'un fethinden sonra kurulan kütüphanelerde de artmadığı ve bir iki istisna dışında, müstakil kütüphanelerin ortaya çıkışına kadar bu sayının değişmediği görülmektedir. Üç hâfız-ı kütübün görevlendirildiği Köprülü Kütüphanesi'nden (1678) sonra kurulan bazı medrese kütüphanelerinde de iki veya üç hâfız-ı kütüp tayin edilmesinde, muhtemelen Köprülü'nün tesiri yanında, bu kütüphanelerin zengin vakıflara sahip oluşu da rol oynamıştır.
I. Mahmud'un Ayasofya Kütüphanesi'nde hâfız-ı kütüplerin sayısının altıya çıktığı görülür. Aynı padişah tarafından İstanbul'da kurulan Fâtih Kütüphanesi'nin beş, Galata Sarayı Kütüphanesi'nin ise üç hâfız-ı kütübü vardır. I. Mahmud'un Nuruosmaniye Külliyesi'nde tamamlayamadığı kütüphanesini, kardeşi III. Osman tamamlattığında, bu kütüphaneye altı hâfız-ı kütüp tayin etmiştir. Ayasofya, Fâtih ve Nuruosmaniye kütüphanelerinin zengin koleksiyonları ve gelir kaynakları, muhtemelen bu kütüphanelere tayin edilen hâfız-ı kütüp sayısının artmasında müessir olmuştur.
XVIII. asrın sonlarında ve XIX. asrın başlarında İstanbul'da kurulan kütüphanelerde, hâfız-ı kütüp sayısının dördü geçmediği Anadolu'da kurulan müstakil kütüphanelerde ise genellikle iki veya üç hâfız-ı kütüp görevlendirildiği görülmektedir.
Birden fazla hâfız-ı kütübün görevlendirildiği kütüphanelerde hâfız-ı kütüpler, hâfız-ı kütüb-i evvel, hâfız-ı kütüb-i sânî, hâfız-ı kütüb-i sâlis şeklinde Arapça sıra sayıları kullanılarak sıralandırılmaktadırlar. Hâfız-ı kütüb-i evvele bazan baş hâfız-ı kütüp de denilmektedir.
