"Şahitlik, şahitlik etme, tanıklık, açık belirti, doğrudan görme" anlamındaki Arapça şehâdet kelimesi ve "yazılı belge, vesika" anlamına gelen nâme kelimelerinin birleşmesiyle meydana gelmiş olan şehadetname, "bir olgunun ya da durumun ispatı olmak üzere, yetkili merciler tarafından verilen belge, ruhsat, ruhsatname, tasdikname, iyi hal kâğıdı" gibi anlamlara gelmektedir. Tanımdaki "yetkili makam" tabiri, şehadetnamelerin resmî ve kurumsal özelliğini göstermektedir. Dolayısıyla şehadetnameler bir kişi tarafından değil bir kurum ya da makam tarafından verilen belgelerdir.

Eğitim öğretim sahasında, bir kimseye herhangi bir mektebi ya da öğrenim/öğretim programını gereklilikleri yerine getirerek tamamladığını gösteren belge anlamında kullanılmıştır. Bunun yanında bir kimsenin herhangi bir konuda bir derece veya unvanı kullanma hakkını elde ettiğini, bir sanat ya da meslek dalını icra etmeye ehil-yetkin olduğunu ve o sahada çalışabilme yetkisi aldığını belirtmek üzere bir kurum tarafından düzenlenerek verilen resmî belgeler için de şehadetname kelimesi kullanılmıştır. Bu açıdan günümüzde diploma diye adlandırılan belge ile şehadetname aynı şeydir denilebilir. Ancak bazı konularda bu iki kelime arasında farklar bulunmaktadır. Örnek olarak malî alanda memurların tuttuğu günlük hesaplarda "hâric bi'n-nafaka" denilen ve kontrolü için birçok memurun görevlendirildiği kayda da şehadetname denilmesi gibi diploma ile karşılanamayacak bazı özel konular için de bu kelime kullanılmıştır.

Osmanlı döneminde medreselerde verilen icazetnameler sivil ve şahsî özellikler taşıyordu. Diploma değeri taşıyan şehadetnamelerin ise resmî ve kurumsal özellikler taşımaması, İslamî eğitimin en büyük özelliğidir. Dersin muallimi bir meselenin öğretimi neticesinde talebelerine elde ettikleri becerilere göre ilgili sahada sınırlı halde icazet verirdi. Ancak icazetin temel niteliği okutulan dersin kurumuna dair bir ayrıntının aranmamasıydı. Dolayısıyla bunlar bir kurum tarafından resmî olarak verilen belgeler değil, doğrudan bir hoca tarafından öğrencisine verilen şahsî ve özel ruhsat belgeleriydi. Bu bakımdan eğitimde resmîliği çağrıştıran şehadet kelimesi, icazet yerine kullanılmamış ve şehadetnameler, hukukî ve resmî özellik taşıyan belgeler olmaları bakımından icazetnamelerden ayrılmıştır. İcazetnamenin âli mekteplerin diploması olarak resmen kabul edilmesi ise 1872'de Osmanlı vilayeti Mısır'da ve 1914'te İstanbul'da Dârülhilâfeti'l-aliyye medreselerinin âlî (yüksek) kısmını bitirenlere de "icazetname" verilmesinin okul yönetmeliğinde yer almasıyla gerçekleşmiştir.

Belirli bir standardı olmayan ve zaman içinde değişik formlar alan şehadetnameler, bazan şekil ve içerik bakımından çok sadedir. Bunlarda öğrencinin kimliği yanında okula başlama ve bitirme tarihleri, son sınıf notları ve bitirme imtihanına girdiği dersler ve notları yer almaktadır. Buna karşılık bazı şehadetnamelerde ise birinci, ikinci ve üçüncü sınıf notları ayrı ayrı yer almakta, bir üst okula sınavlı veya sınavsız kayıt yaptıracağı gibi bilgilere de yer verilmektedir (bk. belge 1-2-3-4).

Verilen şehadetnameler ayrıca eğitim tarihimiz açısından önemli bilgiler içermektedir ki bu bakımdan da incelenmeye değerdedirler. Örnek olarak bu şehadetnamelerden yola çıkarılarak, verildiği dönemde İdâdîyi bitirenlere mülazımlık, Harbiye'yi bitirenlere yüzbaşılık ve Erkân-ı Harbiye'yi bitirenlere de kolağalık rütbeleri verildiği gibi bilgilere ulaşılabilir.